مطلوب موظف اداري لمكتب في اسطنبول

مكان العمل :

مجمع باتي شهير

الشروط الواجب توفرها في المرشح :

* الجنسية التركية او حاصل على الجنسية
* التفرغ التام للعمل في دوام كامل
* لديه خبرة في التعامل مع الجهات الخارجية (الحكومية وغير الحكومية )
* الإلمام بأنظمة العمل التركي 
* اللغة التركية قراءة وكتابة 
* التحدث بالانجليزية
* الجنس : ذكر
* العمر : 18 الى 40

المسؤوليات:

القيام بمساعدة المسؤول في تجهيز المكتب الرئيسي في اسطنبول بالقيام بالاعمال التالية :


1- تجهيز المكتب الرئيسي واخذ الاوامر من المسؤول وتنفيذها بشكل دقيق
2- تفعيل الكهرباء والانترنت للمكتب
3- البحث عن عروض اسعار لتجهيز المكتب بشكل كامل من مكاتب واجهزة واعمال الصيانة واي متطلبات او نواقص اخرى لتجهيز المكتب بشكل كامل
4- التواصل مع ادارة المجمع وترتيب الفواتير والاعمال المتعلقة بين المكتب وادارة المجمع
5- مساعدة المسؤول وتمثيلة امام الادارات والجهات ذات العلاقة 
6- مرافقة المسؤول وتمثيلة في الجهات الحكومية والجهات الخارجية
7- تجهيز الخطابات والطلبات المتعلقة بأنظمة العمل التركية 
8- مساعدة المسؤول في التواصل مع مكاتب التوظيف لاستقطاب الموظفين الجدد
9- تنفيذ اي اوامر يطلبها المسؤول


المهام المكتبية

* إدارة وتنظيم الأعمال المكتبية
* استقبال البريد اليومي والمعاملات الخاصة بالمسئول وفرزها
* توجيه المعاملات لجهات الاختصاص
* عرض المعاملات على المسئول
* صياغة الخطابات الموجهة من المسئول لباقي الإدارات والجهات الخارجية
* التنسيق مع مدراء الإدارات التابعة للمسئول في جميع الأعمال اليومية
* تحديد الطلبات الإدارية والمكتبية
* القيام بالاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة
* الاتصالات المباشرة مع المدراء وكبار المسئولين داخل وخارج الهيئة
* تنظيم الميزانية المالية للمكتب ومتطلبات المكتب
* مناقشة المواضيع والمشكلات مع الموظفين والمدراء
* المشاركة في دراسة وتطوير الهياكل التنظيمية والتوصية بالتعيين في المناصب لمن يناسب لها
* تنظيم أعمال الصيانة بالمكتب
* الإشراف على وضع الأنظمة المكتبية أو الإدارية المستحدثة عند التجديد
* الإشراف الدوري على وضع أجهزة الأمن والأمان في المكتب



المهام المتعلقة بالمسئول

* تنظيم مواعيد المسئول
* تنظيم وقت المسئول وتقسيمه ليتناسب مع الأعمال اليومية
* الحصول للمسئول على المواعيد خارج الهيئة
* تنظيم المعاملات والبريد اليومي وتقديمها للمسئول
* تقديم الاستشارات الإدارية والتخصصية للمسئول
* المشاركة في التخطيط الإستراتيجي للإدارة والهيئة
* القيام بالدراسات التي يوجه بها المسئول
* تحضير مواضيع الاجتماعات وإعداد التقارير الخاصة بها
* إعداد التقارير عن أي مواضيع يكلفه بها المسئول
* إعداد التقارير الدورية عن الإنتاجية وعن موظفي المكتب
* ترتيب وتنظيم السفريات والاجتماعات
* تجهيز لائحة بالمواعيد اليومية للمسئول
* تمثيل المسئول أمام الآخرين
* المشاركة في الاجتماعات وتمثيل المسئول عند غيابه
* استقبال وتوديع المسئول في حالات السفر
* مرافقة المسئول في الحفلات والمناسبات الرسمية والجولات التفقدية وإعداد التقارير الخاصة بها
* مرافقة المسئول في الوفود الرسمية والسفريات داخل وخارج البلاد

iş yeri :

Batışehir 

Adayın sağlaması gereken şartlar:

* Türk vatandaşlığı veya vatandaşlığına sahip olmak
*Tam zamanlı tam zamanlı çalışmak
* Dış taraflarla (hükümet ve hükümet dışı) ilişkilerde deneyime sahiptir.
* Türk iş mevzuatına aşinalık
* Türkçe okuma ve yazma
*İngilizce konuş
* Cinsiyet erkek
* Yaş: 18 ila 40

Sorumluluklar:

Aşağıdaki işleri yaparak görevliye İstanbul'daki ana ofisin hazırlanmasında yardımcı olmak:

1- Merkez ofisi hazırlamak ve görevliden emir almak ve doğru bir şekilde uygulamak
2- Ofis için elektrik ve interneti etkinleştirin
3-Ofisi tam olarak donatmak için ofis, ekipman, bakım çalışmaları ve diğer tüm gereksinimler veya eksiklikler açısından ofisi tam olarak donatmak için teklif aramak
4- Kompleks yönetimi ile iletişim kurmak ve ofis ile site yönetimi arasında fatura ve ilgili işleri düzenlemek
5- Görevliye yardımcı olmak ve onu ilgili daire ve makamlar nezdinde temsil etmek
6- Yetkiliye refakat etmek ve onu resmi kurumlarda ve dış taraflarda temsil etmek
7- Türk iş mevzuatı ile ilgili yazı ve taleplerin işlenmesi
8- Yöneticiye yeni çalışanları çekmek için istihdam büroları ile iletişim kurmada yardımcı olmak
9- Yetkili tarafından talep edilen emirleri yerine getirmek

ofis görevleri

*Ofis işlerinin yönetimi ve organizasyonu
* Günlük posta ve resmi işlemlerin alınması ve sıralanması
* İşlemlerin yetkili mercilere yönlendirilmesi
* Yöneticiye işlemleri göster
* Yetkiliden diğer departmanlara ve dış taraflara gönderilen yazıların hazırlanması
* Günlük işlerin tamamında görevliye bağlı daire müdürleri ile koordinasyonun sağlanması
* İdari ve ofis taleplerinin belirlenmesi
* Gelen ve giden telefon görüşmeleri yapın
* Otorite içindeki ve dışındaki yöneticiler ve üst düzey yetkililerle doğrudan temas
* Ofisin mali bütçesini ve ofis ihtiyaçlarını organize etmek
* Sorunları ve sorunları çalışanlar ve yöneticilerle tartışın
* Organizasyon yapılarının araştırılmasına ve geliştirilmesine katılmak ve kendilerine uygun pozisyonlara atanmasını önermek
*Ofis içi bakım işlerini organize etmek
* Yenileme sonrasında yeni ofis veya idari sistemlerin gelişimini denetlemek
* Ofiste güvenlik ve güvenlik cihazlarının yerleştirilmesinin periyodik denetimi

Sorumlu görevler

* Resmi randevuları organize etmek
* Görevlinin zamanını organize etmek ve günlük işlere uyacak şekilde bölmek
*Yetki dışı resmi atamaların alınması
* İşlemlerin ve günlük maillerin düzenlenmesi ve yetkiliye sunulması
* Yetkiliye idari ve özel tavsiyelerde bulunmak
* İdare ve otoritenin stratejik planlamasına katılım
* Yetkili tarafından yönlendirilen çalışmaları yürütmek
* Toplantı konularını hazırlamak ve raporlarını hazırlamak
* Görevli tarafından kendisine verilen konularda rapor hazırlamak
* Verimlilik ve ofis personeli ile ilgili periyodik raporların hazırlanması
*Seyahat ve toplantı organizasyonları ve organizasyonları
* Memur için günlük randevu listesi hazırlamak
* Sorumluları başkalarının önünde temsil etmek
* Toplantılara katılmak ve yokluğunda yetkiliyi temsil etmek
* Seyahat durumlarında görevliye karşılama ve uğurlama
* Partilerde, resmi etkinliklerde, denetim turlarında görevliye eşlik etmek ve raporlarını hazırlamak
* Resmi heyetlerde ve yurt içi ve yurt dışı seyahatlerinde görevliye refakat etmek